Aufgabenbeschreibung

Hier finden Sie eine genaue Beschreibung der Aufgaben der Mitarbeiter des Vorstands.

Dem 1. Vorsitzenden obliegt die Verantwortung für die Vereinsführung entsprechend der Satzung,der Tradition des Vereins sowie der Zielvorstellung der Vorstandschaft. 
Seine Führungsaufgaben umfassen vor allem:

  • die Leitung des Gesamtvereins,
  • die Vereinsplanung und -steuerung der Gesamtentwicklung,
  • die Vereinsorganisation sowie
  • die Vereinskontrolle.

Im Einzelnen hat der 1. Vorsitzende folgende Aufgaben:

  • Repräsentation des Vereins nach außen:
    • Wahrung der Interessen des Vereins gegenüber anderen Institutionen
    • Teilnahme an Weiterbildungen zur Förderung des Vereinsdaseins
    • Interessenvertretung und Verhandlungsführung mit staatlichen und kommunalen Stellen
  • Strategie- und Angebotskonzepte für die Weiterentwicklung des Vereins (kurz-, mittel- langfristig) in Zusammenarbeit mit den anderen Vorstandsmitgliedern
  • Mitwirkung innerhalb der Vorstandschaft bei der Umsetzung zur Verwirklichung der Vereinszwecke, strategische Ausrichtung, Mitgliederwerbung, Realisierung und Kontrolle von angebotenen Vereinsveranstaltungen gegenüber Mitgliedern/Dritten
  • Aktivierung und Aufrechterhaltung der Verbindung zu Sponsoren, Spendern und Vereinsförderern.
  • Akquisition und Pflege von Inserenten (Vereinsorgan, Banden etc.) in Abstimmung mit dem Werbeträger
  • Vorbereitung von außerordentlichen/ordentlichen Mitgliederversammlungen
  • Leitung der Vorstandssitzungen und der Mitgliederversammlungen
  • Erstellung der Tagesordnung zu den Vorstands- und Mitgliederversammlungen
  • Teilnahme an Verbandssitzungen, Gremien (z. B. auf kommunaler Ebene), Vereinsvorständesitzungen
  • Überwachung der Geschäftsstelle
  • Mitwirkung bei der Erstellung von Finanz- und Haushaltsplänen, kurz- und langfristig
  • Erstellung des Rechenschaftsberichts
  • Regelmäßige Überwachung der dem Verein obliegenden Verpflichtungen gegenüber Behörden (Finanzamt, Sozialversicherungsträger, Berufsgenossenschaft, GEMA, Aufsichtsbehörden, Überprüfung von besonderen Gestattungen und Erlaubnissen)
  • Kontrolle der Durchführung von Beschlüssen des Vorstands und der Mitgliederversammlung
  • Verhandlungen mit Mitarbeitern des Vereins
  • Durchführung der "Ehrungen von Mitgliedern mit langjähriger Vereinszugehörigkeit" auf der Mitgliederversammlung.
  • Kontaktperson zu den Abteilungen
  • Teilnahme an Abteilungssitzungen bei mehrgliedrigen Vereinen ...

STICHWORTE ZU DIESEM THEMA

  • Buchführung
  • Führung
  • Jahresabschluss
  • Lohnsteuer
  • Mitgliederversammlung

Der Schatzmeister verwaltet die Kasse des Vereins und führt ordnungsgemäß Buch über alle Einnahmen und Ausgaben.

Er ist in allen finanziellen Belangen (Steuererklärung, Lohnsteuer, Buchführung, Finanzverwaltung) allein verantwortlich. Die Überwachung des Vorstandes erfolgt im normalen Geschäftsbetrieb durch die vierteljährlichen schriftlichen Berichte des Schatzmeisters über die Entwicklung der Einnahmen und Ausgaben des Vereins im Vorstand. 
Mit Ablauf des Geschäftsjahres schließt er die Bücher ab und legt sie den Revisoren etwa eine Woche vor Beginn der Mitgliederversammlung zur Prüfung vor.

Der Mitgliederversammlung erstattet er einen detaillierten Kassenbericht. 
Des Weiteren ist er Ansprechpartner/Kontaktperson bei Einschaltung von steuerlichen Beratern (für die Vereinsbuchhaltung, den Jahresabschluss etc.) Im Übrigen hat der Schatzmeister folgende Aufgaben:

  • Führung und regelmäßige Überwachung der getätigten Bankgeschäfte.
  • Meldungen bei angeschlossener Verbandszugehörigkeit zum Mitgliederbestand/zur Festsetzung der Verbandsbeiträge
  • Auffinden geeigneter Kapitalanlagen für vorhandene Kapitalreserven bzw. Rücklagen, bei Sicherstellung der Liquidität Überwachung und Prüfung von Meldungen/Beitragsleistungen gegenüber weiteren Behörden/Institutionen Meldungen bei angeschlossener Verbandszugehörigkeit zum Mitgliederbestand/zur Festsetzung der Verbandsbeiträge
  • Überwachung und Begleichung der von den Vereinsorganen beschlossenen Ausgaben insbesondere des Jahresbudgets
  • Mitwirkung bei der Erstellung des Rechenschaftsberichts Erschließung von Fördermöglichkeiten Vorbereitung und Realisierung von Zuschüssen, Überwachung der Antragstellung, der Mittelverwendung bei erhaltenen Zuschüssen Koordination der wirtschaftlichen Maßnahmen in allen Abteilungen
  • Abstimmung und Überprüfung der Abteilungskassen Personalkostenabrechnung und laufende Überwachung bei beschäftigten Übungsleitern/Trainern Erstattung von vorgelegten Spesenabrechnungen/Aufwandsentschädigungen Entgegennahme aller Zahlungen (Spenden) für den Verein gegen alleinige Quittung.
  • Vorlage eines Haushaltsvorschlages für das kommende Jahr
  • Organisation und Kassierung von Eintrittsgeldern zu Veranstaltungen
  • Abrechnung vermieteter Vereinsgebäude
  • Abrechnung aller Vereinsveranstaltungen Vorbereitung, Sicherstellung des Zahlungsverkehrs einschließlich
  • Abrechnung etc. bei Durchführung von eigenen Vereinsveranstaltungen (z. B. Bewirtungen), Abrechnung mit Lieferanten, Aushilfskräften etc. Abrechnung mit der GEMA Führen der Übersicht Versicherungen Meldung und Zahlung von Beiträgen an Berufsgenossenschaft
  • Überwachung der Mitgliederverwaltung (Aufgabe der Geschäftsstelle) Mitwirkung bei Vertragsverhandlungen mit Werbepartnern/Sponsoren, Überwachung der vertraglichen Vereinbarungen einschließlich der finanziellen Leistungen Abrechnung und Controlling der Werbeträger

Die Beisitzer sind keine vertretungsberechtigten Mitglieder des Vorstands.

Sie unterstützen den BGB-Vorstand (§ 26 BGB) bei seinen vielfältigen Aufgaben und ermöglichen oft erst eine funktionierende Vorstandsarbeit. Beisitzer können je nach Bedarf mit wechselnden Aufgaben betraut werden, aber ebenso auch mit konkreten Funktionen „belegt“ sein. Das ist dann meist in der Geschäftsordnung des Vorstands geregelt.

Beispiel:

  • Ein Beisitzer ist ständiger Vertreter des Kassenwarts.
  • Ein anderer Beisitzer unterstützt den Pressewart, indem er die Vereinszeitung managt.
  • Ein dritter Beisitzer wiederum ist für die Versendung der Geburtstagsgrüße und Spendenbriefe zuständig.

Praxis-Tipp: Was die Anzahl der Beisitzer betrifft, so sollte sich die Satzung hierzu nicht festlegen.

Am besten regelt die Satzung, dass „bis zu ... Beisitzer“ dem erweiterten Vorstand angehören. Dann kann die Anzahl der Beisitzer den praktischen Erfordernissen angepasst werden, ohne dass etwa zeit- und kostenaufwändige Satzungsänderungen notwendig werden.

Achtung: Für die Wahl zum Beisitzer ist wie sonst auch erforderlich, dass die betreffenden Personen die Wahl annehmen. Die Satzung kann ausdrücklich vorsehen, dass die Amtszeit zeitlich begrenzt ist. So sehen es praktisch alle Satzungen vor.

Klassisch ist in diesem Zusammenhang die ergänzende Regelung, dass eine beliebig häufige Wiederwahl zulässig ist.

Zu Rechnungsprüfern werden in der Regel Vereinsmitglieder bestellt.

Nahezu jede Satzung sieht ausdrücklich vor, dass die Rechnungsprüfer nicht dem Vorstand angehören dürfen.

Kein Wunder, denn Aufgabe der Rechnungsprüfer ist es, die Geldbewegungen, Aufzeichnungen und die Rechnungslegung des Vorstands zu kontrollieren.

Gesetzliche Vorgaben zu Art und Umfang der Rechnungsprüfung gibt es nicht. 
Allerdings enthalten die Vereinssatzungen bisweilen einen Aufgabenkatalog.

Die Rechnungsprüfung umfasst eine Bestandskontrolle des Bargelds und der Bankguthaben sowie eine Summenkontrolle sämtlicher Einnahmen und Ausgaben des Vereins.

Achtung:

  • Die Rechnungsprüfung kann sich auch darauf erstrecken, ob die Einnahmen des Vereins jeweils richtig dem ideellen Bereich, der Vermögensverwaltung, dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb oder dem Zweckbetrieb zugeordnet wurden.
  • Der Bericht der Rechnungsprüfer wird in der Regel schriftlich erstattet. In der Satzung kann dies auch ausdrücklich angeordnet werden. Fehlt eine entsprechende Regelung in der Satzung, kann die Mitgliederversammlung beschließen, dass der mündlich vorgetragene Bericht von den Rechnungsprüfern zusätzlich auch noch schriftlich niedergelegt wird.

Aufgaben Beschreibung für das Amt als Jugendbeauftragter bzw. Moderator des Netzwerk Junge Bechterewler Im LV Thüringen

Der Jugendbeauftragte des LV ist Ansprechpartner für Mitglieder bis zum 40. Lebensjahr und agiert für diese als Mittelsmann zwischen ihnen, dem Vorstand, dem Jugendbeauftragten des Bundesverband sowie anderer Landesverbände.

Dabei fallen folgende Aufgaben an:

  • Kontaktaufbau zu Jungen Bechtis (i.d.R. bis 40 Jahre) im eigenen Landesverband
  • Teilnahme an Treffen der Jugendbeauftragten im ges. Bundesgebiet (1-2x im Jahr)
  • Teilnahme an Vorstandssitzungen um die Bedürfnisse der jungen Mitglieder zu vertreten (bis zu 5x im Jahr)
  • Weiterleitung von Informationen aus dem Vorstand und der Jugendbeauftragten anderer LV bzw.BV
  • Organisation und Durchführung von Treffen/Fahrten/Aktionstagen/Seminaren im eigenen LV unter Berücksichtigung der Interessen junger Bechterwler
  • Buchen einer geeigneten Räumlichkeit
  • Einladung von Referenten, Ärzten, Therapeuten, usw.
  • Erstellen eines Tagesablaufs
  • Einladung an Mitglieder versenden, im Internet ankündigen oder im MBJ
  • Vorbereitung für die Durchführung der Veranstaltung treffen (Begrüßung, Vorstellungsrunden, eventuelle Moderation, eventuell Dankes-Präsente für die Referenten etc. besorgen
  • Führen einer Teilnehmerliste mit Unterschrift und event. Kostenbeteiligung
  • Dokumentation der Veranstaltung in Text und Bild (selber oder delegieren)
  • Beantragen von Fördergeldern und Abrechnung des Projekts (erfolgt zum Stand 01.2014 durch den Vorstand)
  • Präsenz in der Öffentlichkeit zeigen um anderen Betroffenen Mut zu machen, erste Hilfestellungen zu geben und auf die DVMB, im speziellen das NJB, aufmerksam zu machen

Der Webmaster hat folgende Aufgaben:

  • Teilnahme an den Vorstandssitzungen und Veranstaltungen (Mitgliederversammlung und Gruppensprechertreffen) des Landesverbandes
  • Erstellung, Betreuung und Aktualisierung der Internetseiten
  • Einrichtung, Wartung und Kontrolle der E-Mailadressen
  • Teilnahme am Webmastertreffen vom Bundesverband (ca. einmal jährlich)
  • Kontakt zu den Gruppensprecherinnen und Gruppensprechern über Veranstaltungen und Arbeitsplänen aus den Gruppen
  • Aktualisierung des Gruppensprecherhandbuches
  • Dokumentation bei besonderen Veranstaltungen (Foto- Buch oder Videoerstellung)
  • Schreiben und Versenden von Geburtstagsgrüßen für Gruppensprecher und Vorstand
  • Ansprechpartner für Soft und Hardware